Poslovni model DocGVerify

Scenarij obsega šest korakov: (1) identifikacija stranke in nasvet o obliki pooblastila, (2) pregled dokumentov in morebitni prevod, (3) preverjanje zahtev ciljne institucije v tujini, (4) izvedba overitve pri pooblaščenem notarju, (5) vnos v register in izdaja overjenega izvida ter (6) paket dostave dokumentov in navodila za sprejem v ciljni državi. V enem od primerov smo prihranili tri obiske notarskega pisarne, ker smo stranki predhodno pripravili pravilno obliko pooblastila in seznam zahtevanih prilog.

Praktični nasveti vključujejo preverbo morebitnih apostil zahtev, pripravljen vzorec pooblastila ter priporočilo za priložitev fotografije ali kopije osebnega dokumenta. Na ta način zmanjšamo tveganje zavrnitve pri tujinski instituciji in omogočimo cenejšo in hitrejšo izvedbo postopka.

Podjetjem nudimo standardne delovne tokove za notarizacijo pogodb, ki vključujejo interno preverjanje, identifikacijo zastopnikov in arhiviranje overjenih izvodov.

• Preverba identitete zastopnikov in uradnih pooblastil
• Priprava in uskladitev pogodbenih besedil glede na zahteve notarja
• Izdaja overjenega izvoda in predlog za varno arhiviranje

V praksi smo optimizirali postopek za mala podjetja: enotni informacijski seznam dokumentov, predloga za pooblastilo in navodila za skeniranje, kar v številnih primerih pomeni izvedbo overitve v enem obisku notarja.

Pri upravnih postopkih pogosto pride do neskladij glede zahtevane oblike potrdil. DocGVerify pripravi konkretne kontrolne sezname in primere pravilno izpolnjenih dokumentov, kar zmanjša potrebo po vračanju v postopku.

V primeru vpisov v tuje registre pripravimo serijo možnosti: apostil, overitve pri konzularnih službah in priporočila za prevode. Na podlagi preteklih primerov stranka dobi jasen seznam korakov in priložnosti za hitrejšo obdelavo.

DocGVerify izvaja kratke praktične delavnice za administrativne oddelke podjetij in za pravne svetovalce. Delavnice temeljijo na primerih in vključujejo vaje za pripravo pravilnih overitev.

Udeleženci prejmejo kontrolne sezname, vzorce dokumentov in scenarije s pogostimi napakami ter rešitvami.

Delavnice so zasnovane za praktično uporabo v vsakdanjem delu.

Na delavnicah analiziramo primere iz prakse, kot so nepopolni podpisi, pomanjkljivi prevodi ali zahtevane apostile, in predlagamo ustrezne postopke za zmanjšanje zamud v uradnih postopkih.

Poleg izvedbe overitev DocGVerify svetuje o varnem arhiviranju overjenih kopij in digitalnih izvlekih, ki jih stranke pogosto potrebujejo za nadaljnje postopke.

Predlagamo rešitve za hiter vpogled v shranjene overjene dokumente ter postopke za izdajo podvojenih overjenih kopij po potrebi.

V praksi DocGVerify pogosto rešuje kompleksne primere, kjer je potrebna hibridna kombinacija digitalne verifikacije in klasične notarske overitve. Primer: mednarodno podjetje potrebuje overitev podpisov na pogodbah, hkrati pa hitri pregled identitete uslužbencev na daljavo. Pri tem pristopamo s preverljivo metodologijo — zbrani so dokumenti, izvedena večstopenjska identifikacija, nato koordinacija z notarjem v Ljubljani za fizično overitev listin na naslovu Ilirska ulica 4, 1000 Ljubljana.

• Scenarij A: hitra overitev pogodbe za zaposlovanje tujih delavcev z identifikacijo prek video klica in zaključnim žigosanjem pri notarju.
• Scenarij B: preverjanje originalnosti diplom in izpisov za mobilnost študentov z dodatnim natanko dokumentiranim potekom pregleda.
• Scenarij C: serijska verifikacija poslovnih listin za samostojnega podjetnika pred registracijo v tujini, kombinacija e-podpisa in fizične overitve.

Vsak primer obravnavamo kot ločen projekt: identificiramo zahteve naročnika, pripravimo kontrolni seznam potrebnih potrdil, prirejemo logistiko za fizične podpise in nudimo poročilo o verifikaciji. Ta praktičen pristop zmanjšuje napake pri predložitvi dokumentov in omogoča boljše sledenje postopkom pred institucijami v Sloveniji in tujini.

DocGVerify je sodeloval s štirimi tipičnimi profili strank: pravna služba srednje velikih podjetij, univerza, svetovalec za zaposlovanje in zasebni posameznik. Za vsakega smo pripravili prilagojene delovne tokove — od zbiranja poverilnic, preverjanja pristnosti do zaključne notarske overitve — in dokumentirali vsak korak za notranjo revizijo stranke.

V enem od primerov smo za univerzo izvedli serijsko overitev potrdil o vpisu in prevedenih spričeval. Organizirali smo centralizirano zbirno točko v Ljubljani, izvedli preverjave izida prevodov in končno overitev s strani notarja. To je skrajšalo administrativni čas prijav za mednarodne študente in zmanjšalo število zavrnitev zaradi formalnih napak.