Splošna politika zasebnosti
DocGVerify na DocGVerify.link obdeluje osebne podatke v kontekstu preverjanja dokumentov in notarskih storitev. Politika uporablja konkretne primere in scenarije: oddaja kopij osebnih dokumentov za overitev, overjanje podpisov pri navzočnosti javnega pooblaščenca, arhiviranje potrdil ter obdelava telefonskih in e-poštnih poizvedb. Namen dokumenta je jasno opisati, katere vrste podatkov zbiramo v posameznih primerih, kako jih uporabljamo v praksi in katere korake lahko uporabnik sprejme, če želi uveljavljati svoje pravice.
Definicije
Spodnje definicije pojasnjujejo uporabljene izraze v tej politiki na primerih: 'osebni podatki' kot podatki iz osebnih dokumentov za overitev, 'obdelava' kot dejanja nad dokumenti in metapodatki pri izvedbi notarskih storitev ter 'storitev' kot izvajanje preverjanja in overitev v praksi.
Zbiranje podatkov
Podatke zbiramo neposredno od uporabnika med uporabo storitve in samodejno iz sistema. V konkretnih scenarijih gre za nalaganje identifikacijskih dokumentov, vnos podatkov pri pogovoru s podporo, ter obdelavo metapodatkov med overitvijo.
Podatki, ki jih posreduje uporabnik
V praksi uporabniki predložijo različne vrste podatkov. Spodaj so primeri, ki se pogosto pojavijo pri postopkih preverjanja in notarskih storitvah.
- Osnovni identifikacijski podatki: ime, priimek, rojstni datum, naslov stalnega prebivališča; uporabljamo te podatke pri oblikovanju zapisnikov in primerih overitve.
- Kopije osebnih dokumentov: potni listi, osebne izkaznice, vozniška dovoljenja ali drugi dokumenti, ki jih uporabnik naloži za namene preverjanja pristnosti.
- Dokumenti za overitev: pogodbe, izjave, pooblastila in druga besedila, ki jih je treba overiti pred notarjem ali kot del sklepanja posla.
- Kontaktni podatki in komunikacija: e-pošta, telefonska številka in zapisi pogovorov s podporo, ki nam pomagajo pri vodenju primera in reševanju poizvedb.
- Podatki o plačilu in transakcijah: osnovne informacije o plačili, identifikatorji transakcij in računi, potrebni za izvedbo obračuna storitev (ne shranjujemo celotnih številk kartic).
- Soglasja in zapisi dovoljenj: zapisi privolitev, pogodbe o storitvi in verifikacijski rezultati, ki omogočijo dokazovanje zakonitosti obdelave v primeru revizije.
Samodejno zbrani podatki
Med uporabo sistema vsebujemo tudi podatke, ki jih generira vaša naprava ali strežnik. Ti podatki podpirajo analizo primerov, odkrivanje napak in varnostne preglede.
- IP naslov in podatki o napravi: uporabljamo jih za varnostne preglede in zaznavanje sumljivih aktivnosti med postopkom overitve.
- Časovni žigi in zapisi seje: zabeležimo natančen potek dogodkov (nalaganje dokumentov, potrditve), kar pomaga pri reševanju sporov in primerih revizije.
- Metapodatki preverjanja: tehnični rezultati validacije dokumentov, kontrolne vsote in zabeleženi postopki, ki podpirajo pojasnila o izvedeni storitvi.
- Približna lokacija: kadar je potrebno za preverjanje skladnosti s pravili ali izvedbo storitve, zaznamo približno lokacijo preko IP naslova ali podatkov, ki jih posreduje uporabnik.
- Piškotki in identifikatorji sej: hranijo nastavitve uporabniškega vmesnika in pomagajo pri ponovnem odprtju postopka brez izgube podatkov.
- Diagnostični dnevniki in poročila o napakah, uporabljeni v primerih tehničnega pregleda in izboljšav storitve.
Podatki od tretjih strani
V določenih primerih pridobimo informacije od partnerjev, kar je pogosto del praktičnih scenarijev preverjanja identitete ali izvedbe plačila.
- Ponudniki identiteta: specializirani partnerji za dodatno preverjanje veljavnosti dokumentov, uporabljeni v primerih visokega tveganja.
- Obdelovalci plačil in banke: podatki o transakcijah in potrditve plačil, potrebni za izvedbo storitve in izdajanje računov.
- Javni registri in uradne evidence: kadar je v praksi potrebno preveriti podatke v skladu z veljavno zakonodajo oziroma na izrecno zahtevo uporabnika.
Namen obdelave podatkov
Obdelava se izvaja za konkretne namene, ki izhajajo iz tipičnih scenarijev uporabe storitev DocGVerify. Spodaj so navedeni glavni primeri namena obdelave.
- Upravljanje računa in izvedba storitve: vzpostavitev profila, sprejem zahtevkov in izvedba same overitve dokumentov.
- Preverjanje identitete za notarske postopke: potrjevanje identitete pred izvajanjem overitve podpisov ali vsebine dokumentov.
- Overitev dokumentov in izdaja potrdil o overitvi: tehnična in pravna dokumentacija, potrebna za arhiviranje in dokazovanje overitve.
- Izpolnjevanje zakonskih obveznosti: skladnost z regulativnimi zahtevami, kot so zahteve glede hrambe in poročanja.
- Preprečevanje zlorab in varnost: odkrivanje goljufij, zlorab identitete in drugih varnostnih incidentov.
- Podpora strankam in reševanje primerov: komunikacija pri reševanju reklamacij, tehničnih težav ali poizvedb glede overitve.
- Obračunavanje in administracija: upravljanje plačil, izdajanje računov in vodenje poslovnih evidenc.
- Izboljšave storitve in analiza primerov: zbiranje anonimnih ali agregiranih podatkov za optimizacijo procesov in uporabniške izkušnje.
Pravna podlaga obdelave
Obdelava osebnih podatkov temelji na enem ali več pravnih podlagah, odvisno od konkretnega primera uporabe storitve.
- Soglasje uporabnika (kadar je izrecno zahtevano), na primer za marketinške komunikacije ali neobvezne preglede.
- Izpolnitev pogodbe: obdelava je potrebna za izvedbo storitve preverjanja in notarskega overjanja, kot jo je naročil uporabnik.
- Pravna obveznost: obdelava za izpolnjevanje obveznosti iz veljavne zakonodaje ali uradnih zahtev.
- Upravičeni interes: v primerih, kot so varnost, preprečevanje goljufij in zaščita pravnih interesov DocGVerify, ob tehtnem presojanju interesov uporabnika.
Pravice po Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR)
V skladu z GDPR imate več pravic glede svojih osebnih podatkov. Uporabite primere spodaj za praktičen vpogled, kako uveljavljati te pravice pri DocGVerify.
- Pravica do dostopa: lahko zahtevate kopijo osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas, skupaj s primeri zapisnikov overitev.
- Pravica do popravka: če so podatki netočni ali nepopolni v konkretnem primeru overitve, lahko zahtevate popravek.
- Pravica do izbrisa: v primerih, ko ni več zakonite podlage za obdelavo, lahko zahtevate izbris določenih osebnih podatkov razen, če zakonodaja zahteva hrambo.
- Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate začasno omejitev obdelave podatkov med reševanjem spora ali preverjanjem zahtevka.
- Pravica do ugovora: lahko nas kontaktirate, če nasprotujete obdelavi na podlagi upravičenega interesa v konkretnih primerih.
- Pravica do prenosljivosti podatkov: kjer je to izvedljivo, omogočimo prenos podatkov v strukturirani obliki za nadaljnjo obdelavo pri drugem ponudniku.
Deljenje podatkov
Delimo podatke s tretjimi osebami le v okviru konkretnih primerov uporabe: izvajanje storitev, izpolnjevanje pravnih obveznosti ali na podlagi izrecnega soglasja uporabnika.
- Obdelovalci identitete in overjanja: delimo kopije dokumentov ali metapodatke z uveljavljenimi partnerji, kadar je to potrebno za dodatno preverjanje.
- Ponudniki plačilnih storitev in banke: delimo potrebne informacije za izvedbo transakcij in izdajo računov.
- Uradne institucije: kadar to zahtevajo veljavni predpisi ali sodne odredbe, na primer za odgovore na uradne zahteve.
- Notarski in pravni svetovalci: v primerih kompleksnih overitev ali pravnih postopkov, kjer je potrebna sodelovanje zunanjih strokovnjakov.
- Ponudniki gostovanja in arhiviranja: za zagotavljanje varnega shranjevanja dokazil o overitvah in arhivskih kopij.
- Marketinške platforme samo ob izrecnem soglasju uporabnika za komunikacije o storitvah in primerih uporabe.
Mednarodni prenosi podatkov
V nekaterih scenarijih, na primer pri uporabi globalnih ponudnikov gostovanja ali mednarodnih overitvah, lahko pride do prenosa podatkov izven Evropskega gospodarskega prostora. Takšni prenosi so izvedeni samo, kadar so potrebni za izvedbo storitve.
Za prenose izven EGP uporabljamo ustrezne varnostne ukrepe, kot so standardne pogodbene klavzule, preverjene rešitve gostovanja z ustrezno stopnjo varnosti ali odločitve o ustreznosti zakonodaje tretje države. V primeru posebnega prenosa vas obvestimo v konkretni situaciji.
Hramba podatkov
Rok hrambe podatkov je odvisen od narave podatkov in pravnih zahtev. Spodaj so navedene tipične prakse in primeri za DocGVerify storitve.
Podatki računa in osnovni podatki se hranijo za čas aktivne uporabe storitve. Po zaprtju računa jih običajno hranimo dodatno obdobje za obravnavo morebitnih zahtevkov ali skladnost z zakonodajo, navadno do 5 let, razen če zakon zahteva daljše obdobje.
Komunikacija z uporabniki in zapisi podpore se hranijo toliko časa, kolikor je potrebno za reševanje primera, običajno do 3 leta, razen če je za dokazovanje pravic ali izpolnitev zakonskih obveznosti potrebno daljše obdobje.
Tehnični dnevniki in varnostni zapisi se hranijo za potrebe forenzične preiskave in izboljšav varnosti, običajno do 2 leti, razen če so povezani s posebej odprtimi primeri.
Za izbris zahtevajte postopek prek kontaktnih poti. Po prejemu zahtevka izvedemo presojo in odstranimo podatke, kadar ni pravne obveznosti za njihovo nadaljnjo hrambo. V primerih, ko zakon nalaga hrambo (npr. računovodski ali notarski zapisi), podatkov ne izbrišemo, dokler obstaja zakonska zahteva.
Varnost podatkov
DocGVerify uporablja kombinacijo tehničnih in organizacijskih ukrepov za zaščito podatkov pred nepooblaščenim dostopom, spremembo ali uničenjem. V praksi to vključuje šifriranje prenosov pri nalaganju dokumentov, omejene dostopne pravice za osebje, redne varnostne preglede in protokole odziva na incidente.
- Šifriranje med prenosom (TLS) in šifriranje podatkov v mirovanju na strežnikih in arhivih.
- Dostop na podlagi najmanjših pravic, večfaktorska avtentikacija za upravitelje sistema in vloge za nadzor dostopa.
- Redne varnostne revizije, varnostno kopiranje za zaščito arhivov in usposabljanje zaposlenih v primerih rokovanja s občutljivimi dokumenti.
Pravice uporabnika
Za praktične primere uveljavljanja pravic nas kontaktirajte. Pogosto vprašanja vključujejo zahteve po vpogledu v overitvene zapise, popravek osebnih podatkov ali izbris dokumentov, ki niso več potrebni.
- Zahteva za dostop do podatkov: pošljite zahtevo z navedbo primera overitve in mi posredujemo kopije relevantnih zapisov.
- Popravek netočnih podatkov: v primeru nepravilnosti posredujte dokazilo in mi izvedemo popravek v zapisu overitve.
- Zahteva za izbris: kadar ni več pravne podlage za obdelavo, lahko zahtevate izbris osebnih podatkov iz aktivnih zbirk.
- Zahteva za omejitev obdelave: zahtevo uporabimo v situacijah, ko poteka preiskava ali rešitev spora glede vaše overitve.
- Ugovor proti obdelavi na podlagi upravičenega interesa: navedite razlog in konkretni primer, nato izvedemo presojo uravnoteženja interesov.
- Prenosljivost podatkov: na zahtevo posredujemo strukturirane podatke, namenjene prenosu drugemu ponudniku, kadar je to izvedljivo.
- Umik soglasja: če ste dali soglasje za določeno obdelavo (npr. marketing), ga lahko kadarkoli umaknete za prihodnje ukrepe.
- Prijava nadzornemu organu: če menite, da so bile vaše pravice kršene, lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu ali nas kontaktirate za dodatno razlago.
Uveljavljanje pravic glede zasebnosti
Če želite preveriti, popraviti ali izbrisati osebne podatke, ki jih obdelujemo, pošljite zahtevo z jasno navedbo obsega (npr. potrdilo o preverjanju identitete, izpis komunikacij ali izbris računa). V praksi uporabnikom svetujemo naslednji scenarij: 1) identificirajte dokumente, ki jih želite pregledati; 2) navedite časovni okvir; 3) dodajte kopijo osebnega dokumenta za verifikacijo identitete. Primer: Janez želi pridobiti kopije svojih overjenih listin — v zahtevi navede datum in vrsto listin, mi pa odgovorimo s priloženimi zapisi ali jasno razlago, katere podatke hranimo.
Običajen odzivni rok za obdelavo zahtevkov o zasebnosti je 30 dni od prejema popolne dokumentacije. Če je primer zapleten ali zahteva dodatne preiskave (npr. preverjanje več overjenih potrdil iz tujine), lahko ta rok podaljšamo, o čemer vas obvestimo z razlago razloga in ocenjenim dodatnim časom.
Marketinške komunikacije
DocGVerify občasno pošilja informacije o novih storitvah, spremembah postopkov preverjanja in uporabnih primerih (case studies) glede overjanja dokumentov. Marketinška sporočila temeljijo na vašem soglasju ali zakonitem interesu, kjer je to primerno. V primeru konkretnih scenarijev — npr. nov možnost e-notarizacije za potrdila o izobrazbi — vas obvestimo s praktičnim primerom uporabe in navodili, kako izkoristiti storitev v postopku prijave na delo ali selitvi v tujino.
Od prijave na marketinške vsebine se lahko kadar koli odjavite z uporabo povezave za odjavo v dnu vsakega sporočila ali tako, da pošljete zahtevo na kontaktni naslov. Vaša odjava bo obdelana v roku 7 dni in v tem času prenehamo z dodatnimi promocijskimi sporočili.
Otroci in osebni podatki
DocGVerify ne zbira namensko osebnih podatkov otrok, mlajših od 16 let, brez izrecnega soglasja staršev ali zakonitih zastopnikov. V primeru, da prejmete zahtevo, ki vključuje dokumentacijo otroka, bomo zahtevali dokazilo o soglasju zakonitega zastopnika in po potrebi dodatno preverjanje. Primer uporabe: notar, ki overi potrdilo o cepljenju mladoletne osebe, mora predložiti soglasje starša in identifikacijske podatke starša.
Povezave do storitev tretjih oseb
Na naših straneh lahko najdete povezave do storitev tretjih oseb (npr. plačilne platforme, nacionalni registri, druge notarne storitve). Te povezave so podane kot praktični primeri integracije; kadar vas preusmerimo, se uporabljajo pogoji zasebnosti in varovanja podatkov teh ponudnikov. Priporočamo, da preberete njihove politike, saj DocGVerify ne nadzoruje njihove obdelave podatkov.
Spremembe politike zasebnosti
Policy lahko občasno prilagodimo zaradi regulativnih sprememb, tehničnih izboljšav ali novih primerov uporabe. Vsaka materialna sprememba bo objavljena z datumom uveljavitve in primerom, kaj sprememba pomeni v praksi (npr. nova možnost šifriranja dokumentov). Majhne spremembe, ki ne vplivajo na obseg obdelave, bomo implementirali brez vnaprejšnjega obvestila.